De ti anbud

Et anbud er hugget i stein – sier at du kan levere på de gitte premisser, så er du forpliktet til å gjøre det om du vinner. Derfor er det viktig å være sikker på at alt er i orden før du sender inn.

Egentlig heter det offentlige anskaffelser. Anbud beskriver bare prosessen frem til anskaffelsen. Et anbud er dermed egentlig et tilbud.

I virkeligheten er anbudsprosessen blitt litt av en papirmølle med en masse kjøreregler og like mange fallgruver. I tillegg er det ressurskrevende i form av tid. Det kan derfor være til hjelp å styre etter disse retningslinjene som vi har valgt å kalle De Ti Anbud:

1. Det første Anbud:

Registrér deg for anbudsvarsling og følg med

Det er nesten umulig å følge med i alle anbudene som legges ut. Å motta automatiske varslinger om relevante anbudskonkurranser er derfor en smart og nærmest garantert lønnsom idé. Alle kunngjøringer for offentlige anbudskonkurranser ligger på Proff.no som samarbeider med Mercell, en av de største aktørene innen anbudstjenester i Skandinavia. Som varslingsmottager får du en e-post hver gang et aktuelt anbud legges ut. Proff anbudsvarsling er inkludert i markedspakken din og kan styres fra Proff Kundeweb.

Har du behov for en mer avansert anbudsvarsling anbefaler vi at du velger en løsning fra Mercell. De tilbyr en rekke ekstratjenester og fordeler som kan forenkle anbudsprosessen. I tillegg varsler Mercell om blant annet anbud som ligger under nasjonal terskelverdi på kr 1,3 millioner.

2. Det andre Anbud:

Pass på språket

Et anbud inneholder vanligvis mye informasjon. Tenk på den som leser og gjør alt så tydelig som mulig. Pass på at du skriver slik at du skiller deg ut og vis at du har forstått hva oppdragsgiver ønsker.

Her er noen enkle kjøreregler:

• Skriv gode og beskrivende overskrifter og mellomtitler
• Bruk et enkelt og lettlest språk, og ikke bruk flere ord enn nødvendig
• Fokuser på oppdragsbeskrivelsen og formålet med anbudet
• Bryt opp teksten med bilder, illustrasjoner, tabeller, grafer og punkter

Er det noe du er usikker på i anbudsforespørselen? Spør oppdragsgiveren!

3. Det tredje Anbud:

The devil is in the details – vær påpasselig

Det er mange detaljer som skal på plass, og disse kan skille deg fra konkurrentene. Det gjelder ikke minst kravspesifikasjonene siden disse setter minstekrav til leveransen.

Prisskjemaet brukes til å rangere tilbudene. Hvis noe er utydelig, har du alt å tape her. Vær derfor konkret for å unngå mistolkninger. Svar på ALT, selv det du tror ikke har betydning. Igjen – er du usikker, spør oppdragsgiver.

Lag deretter en liste, sjekk den og sjekk den om igjen. Det er utrolig hvor lett feil sniker seg inn. Så sjekk én gang til.

4. Det fjerde anbud:

Ikke bli avvist

Det er ikke så mye som skal til for å få «avskjed på grått papir». Det er oppdragsgiveren som bestemmer kravene som gjelder, og står ganske fritt til å fastsette disse ut fra sitt behov.

Det er likevel slik at dokumentasjonskravene skal stå i forhold til kontrakten. Det betyr at oppdragsgiveren ikke kan pålegge tilbyderne å dokumentere alt mellom himmel og jord for en liten eller ukomplisert kontrakt. Du kan bli avvist av flere grunner:

• Du har ikke sendt inn den dokumentasjonen som er etterspurt.
• Forhold ved deg som leverandør (historikk, økonomi, etc.)
• Anbudet er levert inn på feil måte
• Fristen for innlevering er ikke overholdt
• Avvik fra det som etterspørres i anskaffelsesdokumentet (selv om du skulle mene at du har en bedre løsning)
• Forbehold som kan tolkes som om du har konkurransefortrinn
• Pris som er lavere enn forventet eller normalt

5. Det femte anbud:

Bare de papirløse slipper inn

Fra og med 1. juli 2018 skal alle tilbud til offentlig sektor skje elektronisk gjennom Mercell eller annen tilsvarende godkjent løsning. Hvis oppdragsgiveren har oppgitt i konkurransegrunnlaget at tilbudet skal leveres elektronisk, kan du ikke sende inn på papir. I så fall vil du bli avvist. Så enkelt er det.

6. Det sjette anbud:

Bruk og ikke kast

Sender du inn mange tilbud har du en klar fordel fremfor de som deltar for første gang. Mye dokumentasjon, (CV-er, skatteattester og firmaattester) kan brukes igjen. Det handler om å tilpasse tidligere tilbudsdokumenter til det nye anbudet. Sett av god tid og være grundig – det er irriterende å falle gjennom etter å ha lagt inn masse jobb. Men gjenbruk det du kan.

7. Det sjuende anbud:

Slipp gjennom nåløyet

Det handler ikke om å lure systemet eller forlede enkeltpersoner til din fordel. Det handler om å gjøre en best mulig jobb:

• Start i god tid
• Vær strukturert
• Ha full oversikt over alle dokumentasjonskrav
• Svar tydelig og klart på alle dokumentasjonskrav
• Levér tilbudet i henhold til anvisningene oppgitt
• Levér i tide

8. Det åttende anbud:

Pris er ikke alt

Anbudskonkurranser handler ikke alltid bare om pris selv om man ofte får inntrykk av det.

I mange bransjer er ”laveste pris” ganske utbredt. Men nå ser vi tendenser til at andre tildelingskriterier også blir brukt. Når det ikke er laveste pris som teller i en anbuds-konkurranse, vil oppdragsgiveren oppgi andre kriterier i tillegg til pris. Det er disse kriteriene oppdragsgiveren skal bruke for å tildele kontrakten. Da handler det om det beste forholdet mellom pris og kvaliteten på de andre satte kriteriene.

9. Det niende anbud:

Finn en vinkling

Anbud er elektronisk, men det handler til sist om å påvirke mennesker på den gode, gamle måten. En bra innledning og en personlig skrivestil kan anbefales. Det er helt greit å starte med et «Hei» og henvende deg direkte til personen. Trekk frem det som er fordelaktig med virksomheten din med fokus på de etterspurte kriteriene og ta med informasjon om fokus på ansatte, arbeidsmiljø og trivsel.

10. Det tiende anbud:

Vær selvsikker

Tar du ikke seieren på forhånd, kan det tenkes at du aldri får tatt den.

Lykke til, kryss fingrene og be en liten bønn til anbudsmaktene. Med anbud vet man aldri, men der det er tro, er det håp.